Digitalizarea poate reduce consumul de hârtie la locul de muncă

Digitalizarea activităților nu înseamnă doar utilizarea unor tehnologii noi. Folosită eficient, aceasta poate contribui și la reducerea consumului de resurse și la protejarea mediului.

Una dintre cele mai simple schimbări pe care o organizație le poate face este reducerea documentelor tipărite și utilizarea, acolo unde este posibil, a documentelor în format electronic.

De la documentul pe hârtie la documentul electronic
În activitatea de zi cu zi sunt generate numeroase documente: cereri, informări, rapoarte, formulare, facturi, contracte, situații centralizatoare sau documente transmise între colegi și instituții.
O parte dintre acestea pot fi create, transmise, consultate și arhivate electronic, fără a mai fi necesară imprimarea fiecărei versiuni.

Utilizarea documentelor electronice poate conduce la:
-reducerea consumului de hârtie și a materialelor necesare imprimării;
-diminuarea spațiului necesar pentru arhivarea fizică;
-transmiterea mai rapidă a informațiilor;
-accesul mai ușor la documente;
-evitarea multiplicării inutile a acelorași documente.

Câteva măsuri simple
Reducerea consumului de hârtie nu presupune neapărat investiții importante. Pot fi adoptate măsuri simple, precum utilizarea circuitelor electronice pentru documentele interne, completarea formularelor în format digital, arhivarea electronică acolo unde legislația permite, folosirea semnăturii electronice sau imprimarea numai atunci când documentul este necesar și pe suport fizic.
Atunci când imprimarea nu poate fi evitată, utilizarea imprimării față-verso și reutilizarea responsabilă a hârtiei pot contribui suplimentar la reducerea consumului.

Competențele digitale contribuie și la dezvoltarea durabilă
Pentru ca aceste soluții să fie utilizate eficient, angajații trebuie să dețină competențele digitale necesare pentru crearea, organizarea, transmiterea și gestionarea documentelor electronice.
Astfel, dezvoltarea competențelor digitale nu contribuie doar la creșterea eficienței profesionale, ci poate susține și tranziția către un mod de lucru care utilizează mai responsabil resursele.
Mai puțină hârtie, documente mai ușor de gestionat și procese de lucru mai eficiente – digitalizarea poate aduce beneficii atât organizației, cât și mediului.

Dezvoltare durabilă în cadrul proiectului
Promovarea dezvoltării durabile și utilizarea eficientă a resurselor reprezintă una dintre temele secundare urmărite în cadrul proiectului „Creșterea adaptabilității profesionale a angajaților la evoluția tehnologică” – cod SMIS 301765.
Prin activitățile de formare și informare, proiectul urmărește inclusiv dezvoltarea competențelor necesare adaptării angajaților la procesele de digitalizare și la noile modalități de organizare a activității.